De koppeling met events: Leveranciers hebben veel invloed op de kwaliteit en betrouwbaarheid van een evenement. Gebruik de onderstaande aandachtspunten daarom ook bij het inkopen, briefen en controleren van producten of diensten voor een event.
Veel kleine bedrijven kennen hun leveranciers goed, maar hebben niet altijd zicht op de gevolgen als één partij uitvalt. Een storing bij hosting, boekhouding, logistiek of een vaste producent kan meerdere processen tegelijk raken. Een leverancierscheck maakt die afhankelijkheden bespreekbaar zonder direct een zwaar risicoproject te starten.
Maak een lijst van kritieke uitkomsten
Begin niet bij bedrijfsnamen, maar bij wat moet blijven werken: klanten bereiken, betalingen ontvangen, bestellingen leveren en gegevens herstellen. Koppel daarna per uitkomst de betrokken leveranciers en interne eigenaar.
Stel vier vragen per leverancier
- Hoe lang kunnen we zonder deze dienst?
- Welke gegevens of toegang hebben we zelf nodig?
- Is er een realistisch alternatief?
- Wie neemt bij een storing contact op?
Controleer contract en toegang
Bekijk opzegtermijn, gegevens-export, aansprakelijkheid en ondersteuning bij incidenten. Zorg dat belangrijke accounts niet alleen op naam of telefoon van één medewerker staan. Bewaar noodcontacten ook buiten het getroffen systeem.
Test één herstelroute
Exporteer bijvoorbeeld klantgegevens, herstel een back-up of vraag een alternatieve vervoerder naar levertijd. Een papieren alternatief dat nooit is getest, kan onuitvoerbaar blijken.
Koppel de check aan kwartaalplanning
Geef ieder belangrijk risico een eigenaar en eerstvolgende actie. Gebruik daarvoor ons artikel Je Q4-plan in 90 minuten. Behandel eerst afhankelijkheden met grote impact en weinig uitwijkmogelijkheden.
Het doel is niet om voor iedere leverancier een reservecontract te hebben. Je wilt weten waar uitval pijn doet, welke informatie je zelf bezit en wie zonder paniek de eerste stap kan zetten.
Verder binnen dit onderwerp
Meer artikelen over eventleveranciers en bekijk welke keuzes bij jouw plannen passen.
