Twaalf tot acht weken vooraf
- Leg doel, doelgroep, datum, budgethouder en besluitvorming vast.
- Maak een realistische gasteninschatting.
- Selecteer locatie en kritieke leveranciers.
- Controleer bereikbaarheid, vergunningen en annuleringsvoorwaarden.
Acht tot vier weken vooraf
- Werk programma, catering, techniek en communicatie uit.
- Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit.
- Maak een eerste productieplanning en plattegrond.
- Plan een locatiebezoek met verantwoordelijken.
Laatste vier weken
- Bevestig aantallen en alle leveranciers schriftelijk.
- Maak een draaiboek met tijden, contactpersonen en beslismomenten.
- Test presentaties, techniek en aanmeldproces.
- Deel noodnummers, route en verantwoordelijkheden.
Op de dag zelf
Werk met één centraal aanspreekpunt. Plan tijd voor leveranciersbriefing, soundcheck, ontvangst, programmawissels, cateringmomenten en afbouw. Noteer afwijkingen direct voor de evaluatie.
Na afloop
Controleer facturen, verzamel feedback en leg verbeterpunten vast zolang details nog vers zijn. Vraag toestemming voordat foto’s extern worden gebruikt.