Op zondag 25 oktober 2026 gaat in Nederland om 03.00 uur de klok één uur terug. Dat bevestigt de Rijksoverheid op de pagina over zomer- en wintertijd. Voor de meeste mensen levert dat vooral een extra uur slaap op. Bij een evenement dat in de nacht doorloopt, kan hetzelfde tijdstip echter twee keer voorkomen.
Een draaiboek met alleen ‘02.30 uur’ is dan niet duidelijk genoeg. Ook ticketscanners, kassasystemen, camera’s, vervoersafspraken en personeelsdiensten kunnen tijden anders registreren. Met een paar expliciete keuzes voorkom je discussie op het moment dat iedereen juist snel moet kunnen handelen.
Zet de tijdwisseling als apart draaiboekmoment neer
Maak van de klokwisseling een eigen regel in het draaiboek: zondag 25 oktober, 03.00 uur zomertijd wordt 02.00 uur wintertijd. Benoem daarna bij ieder kritisch nachtelijk moment of het om de eerste of tweede keer 02.15 uur gaat. Nog duidelijker is het om naast de lokale tijd ook de volgorde te noemen, bijvoorbeeld ‘na de klokwisseling’.
Controleer alle systemen vooraf
Vraag leveranciers niet alleen óf hun systeem automatisch omschakelt, maar wat er dan met registraties gebeurt. Test of twee transacties met hetzelfde lokale tijdstip van elkaar te onderscheiden blijven. Bespreek dit met partijen voor ticketing, toegangscontrole, pinbetalingen, cameratoezicht, lockers, garderobe en tijdregistratie.
Maak personeelsdiensten ondubbelzinnig
Schrijf begin- en eindmomenten voluit en vermeld de werkelijke duur van de dienst. Spreek vooraf af hoe pauzes, overdracht en extra gewerkte tijd worden geregistreerd. Laat werkgever of planner controleren welke afspraken en arbeidsvoorwaarden gelden; laat die afweging niet pas bij de nachtcoördinator terechtkomen.
Stem programma en vergunning op elkaar af
Een eindtijd van 03.00 uur kan op deze nacht voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Controleer daarom hoe locatie, gemeente, beveiliging en artiesten de vergunde en contractuele tijden interpreteren. Leg één gezamenlijke tijdlijn vast voor laatste toegang, laatste barbestelling, laatste optreden, publieksuitloop en einde productie.
Informeer bezoekers vóór aankomst
Zet een korte uitleg op de praktische informatiepagina en stuur tickethouders tijdig een bericht. Benoem wat de klokwisseling betekent voor programma, sluitingstijd, garderobe en vervoer. Vermijd luchtige teksten als ‘we feesten een uur langer’ wanneer dat niet voor elk onderdeel of vervoersmiddel geldt.
Controleer de terugreis met echte tijden
Nachtvervoer, taxi’s, pendelbussen en ophaalafspraken kunnen rond de omschakeling anders lopen. Vraag vervoerders om hun officiële dienstregeling en zet alleen bevestigde informatie in de bezoekersmail. Plan een verlicht en bemand wachtpunt als mensen langer buiten kunnen staan.
Gebruik één tijdbron in het coördinatieteam
Spreek af welke klok leidend is en zorg dat portofoonposten, productie, beveiliging en techniek dezelfde tijd gebruiken. Maak schermafbeeldingen of exports van kritische logs wanneer een incident later moet worden gereconstrueerd. Neem een eventuele storing meteen mee in het crisiscommunicatieplan voor je evenement.
- Zet de omschakeling expliciet in draaiboek en callsheet.
- Controleer systemen en tijdstempels met leveranciers.
- Leg diensten vast op duur én op lokale tijd.
- Bevestig eindtijden met locatie, gemeente en beveiliging.
- Informeer bezoekers en vervoerders vóór de eventnacht.
De overgang naar wintertijd is geen groot probleem als iedereen dezelfde tijdlijn gebruikt. Juist door het ene dubbele uur vooraf uit te schrijven, blijft de nacht voor crew, bezoekers en leveranciers overzichtelijk.
